Twój głos ma znaczenie, czyli jak zadbać o siebie w miejscu pracy

Od kilku lat wzrasta świadomość wpływu na własne zdrowie i kondycję. Coraz więcej uwagi przywiązujemy do zdrowej żywności i uprawiamy sport. Bierzemy udział w kursach i szkoleniach, stale się rozwijając. Uczestniczymy w warsztatach mindfullness i medytujemy, aby rozwijać się duchowo. Coraz mocniej czujemy, że od nas zależy, czy będziemy żyli w dobrostanie. Ciągle jednak zapominamy zaopiekować się sobą w miejscu pracy, a przecież spędzamy tam przeciętnie 1/3 dorosłego życia. Nie zawsze potrafimy wziąć odpowiedzialność za siebie-pracownika, i to na pracodawcę przerzucamy obowiązek zadbania o nas. Oczywiście jest wiele obszarów, o które pracodawca dba – dlatego, że regulują to przepisy, że chce przyciągnąć i utrzymać dobrych pracowników, lub po prostu zależy mu na jego załodze. W zależności od kultury organizacji, różny jest poziom opieki pracodawcy nad pracownikami, nigdy jednak nie będzie on tak dobry, jaki może być z udziałem pracowników. Natomiast obszarów, na które w miejscu pracy mamy wpływ, jest znacznie więcej, niż nam się wydaje.

Kto rano wstaje…

Jednym z podstawowych czynników wpływających na nasze samopoczucie (także zawodowe!), jest nastrój, w jakim pojawiamy się w miejscu pracy. Wciąż nie doceniamy znaczenia dobrze spędzonego poranka. Jeśli należysz do osób, które nastawiają 10 budzików, a i tak podnosisz się dopiero na 12, spróbuj popracować nad porannym wstawaniem. Nawet 15 minut zapasu, przeznaczone na poranną jogę lub chwilę relaksu z książką i kubkiem kawy, wynagrodzi Ci wczesną pobudkę. Wewnętrzny spokój i dobre samopoczucie, budowane świadomie każdego poranka, będzie procentowało większą odpornością na stres w pracy. Jeśli wiesz, że czeka Cię wyjątkowo ciężki dzień, nie koncentruj się na problemie już 24 godziny wcześniej. Zaowocuje to co najwyżej nieprzespaną nocą, co – jak pewnie dobrze wiesz – z pewnością nie poprawi Twojej sytuacji.

Zapanuj nad chaosem

Obszarem, na który tylko i wyłącznie Ty masz wpływ, jest Twoja najbliższa przestrzeń. Obecnie wiele organizacji jako standard wprowadza zasadę czystego biurka, zwłaszcza po zaostrzeniu przepisów o ochronie danych osobowych. Jeśli jednak Twój pracodawca nie stosuje takiej praktyki w biurze, niech w żaden sposób nie powstrzymuje Cię to przed wdrożeniem jej na swoim biurku. Czysta przestrzeń dookoła pomaga w koncentracji i odciąga „rozpraszacze”, które powodują, że zamiast pracować zgodnie z planem zajmujesz się wszystkim po trochu. W efekcie znacznie obniżasz swoją produktywność. Możesz pójść także dalej i wprowadzić zasadę czystego pulpitu oraz wdrożyć zasady Lean Office do swojego obszaru pracy. Dzięki temu uporządkujesz najczęściej używane materiały w taki sposób, żeby odnalezienie taśmy klejącej lub zszywacza, zamiast 30, zajmowało 3 sekundy.

Planuj, planuj i… trzymaj się planu!

Usprawnienie, nad którym można pracować samodzielnie, to zarządzanie własną pracą. Nic tak nie obniża produktywności, jak zajmowanie się wieloma sprawami na raz. Współpracownicy zawracają Ci głowę przez cały dzień? Wprowadź stałe dyżury, a w godzinach poza nimi przyjmuj tylko pilne zgłoszenia. Wpadające co chwilę e-maile ciągle Cię rozpraszają? Wyznacz konkretny czas każdego dnia, kiedy będziesz odpowiadać na wiadomości. Poza tymi godzinami odpowiadaj tylko na te oflagowane jako „ważne”. Biurowa etykieta mówi, że odpowiedź na e-mail powinna być udzielona w czasie nie dłuższym niż 24h (oczywiście nie licząc weekendów), nie musisz więc rzucać wszystkiego za każdym razem, kiedy pojawi się alert o nowej wiadomości. Planując takie rozwiązania warto jednak zapytać swojego przełożonego o zdanie.

Jeśli pracujesz projektowo i prowadzisz wiele działań na raz, znajdź dla siebie odpowiednie narzędzie do zarządzania zadaniami. Najprostszą z metod jest „to do – in progress – done” (ang. do zrobienia – w trakcie – zrobione), dzięki której możesz w łatwy sposób porządkować i priorytetyzować zadania. Aplikacje oparte na tym modelu w wersji podstawowej są dostępne online za darmo. Jeśli potrzebujesz bardziej rozwiniętego narzędzia, spróbuj Gantta – możesz samodzielnie przygotować go chociażby w Excelu.

Uwierz, że możesz

Myślisz, że relacje z przełożonym i współpracownikami nie leżą w zasięgu Twojego wpływu? Mylisz się! Choć nie masz na nie wpływu w 100%, to jednak od Ciebie zależy, co wnosisz do tej relacji, jak zachowujesz się w kontakcie z otoczeniem, co mu oferujesz oraz – co równie ważne – czy i jak stawiasz granice i informujesz o potrzebach.

To dobrze, że Ci zależy

Czynnikami wpływającymi na motywację i poziom satysfakcji z pracy są atmosfera i komunikacja. Poziom transparentności pracodawcy i jego otwartości na rozmowę z pracownikiem to elementy budujące lojalność i przywiązanie. Istotnym jest tutaj poczucie wpływu, które kształtuje się i wzmacnia dzięki dialogowi z organizacją i realnie zachodzącym zmianom. W firmie, w której zastane warunki i panująca kultura są niedyskusyjne, nie ma miejsca na elastyczność, dlatego pracownicy, którym te elementy nie odpowiadają, bardzo szybko odchodzą. Sytuacja wygląda jednak inaczej, kiedy pracodawca rzeczywiście słucha swoich pracowników. Świadomość, że dzisiejsze problemy – dzięki rozmowie i wspólnej pracy – mogą zostać wyeliminowane i dostosowane do potrzeb personelu, są podstawą do związania się z pracodawcą na dłużej.

Rozmawiaj z przełożonym

Wielu pracodawców zachęca pracowników do komunikacji. W organizacjach możesz spotkać się z dwoma rodzajami spotkań z przełożonym – spotkania indywidulane (nazywane czasem one-to-one’ami – ang. jeden na jeden) i odprawy zespołowe. Podczas tych pierwszych omawiane są szczegółowo indywidualne cele i postęp ich realizacji oraz inne toczące się procesy. Jest to miejsce na przedstawienie swoich oczekiwań i wymienienie się z przełożonym feedbackiem co do wzajemnej współpracy i odczuć wobec organizacji. Odprawy zespołowe służą do budowania świadomości załogi o toczących się działaniach. Poprawiają także komunikację wśród pracowników – najczęściej projekty w ramach jednego obszaru wzajemnie na siebie wpływają. Jest to również czas na poruszenie problemów dotyczących całej grupy.

Zaglądaj do intranetu 

Jako skuteczny kanał komunikacji bardzo dobrze sprawdza się intranet. Obecnie tego typu platformy często działają podobnie do mediów społecznościowych. Zwykle jest to świetne źródło wiedzy o organizacji i tym, co dzieje się w poszczególnych obszarach. To także dobre miejsce na wymianę doświadczeń, podzielenie się ciekawymi case’ami i zapytanie koleżanek i kolegów o zdanie.

Bierz udział w ankietach satysfakcji

Aby umożliwić pracownikom swobodne wyrażenie swojego zdania w sposób anonimowy, organizacje prowadzą ankiety satysfakcji. Sprawdzają w nich obszary związane z wykonywanymi obowiązkami, relacjami, przestrzenią pracy i kulturą organizacji, z których pracownicy są – lub nie - zadowoleni. Zwykle znajdują się tam również pytania otwarte, w których możemy zwrócić uwagę organizacji na kwestie dla nas najważniejsze. Wypełniając taką ankietę dobrze jest posłużyć się modelem „start – stop – continue” (ang. zacznij – przestań – kontynuuj), czyli wskazać obszary, w których pracodawca powinien zacząć, wstrzymać lub kontynuować dane działania.

Wewnętrzne spotkania przestrzenią do rozmowy

Firmy stawiające na otwartą komunikację kilka razy w roku organizują spotkania z Zarządem, podczas których prezesi i managerowie opowiadają o prowadzonych aktualnie działaniach, sukcesach i planach na kolejne miesiące. Takie spotkanie zwykle jest także przestrzenią do zadawania pytań na forum i otwartej rozmowy. Osoby, które wolą anonimowość, mogą korzystać z możliwości zapisania pytania na kartce i umieszczenia go w specjalnym pudełku, które trafiają później do omówienia. W niektórych firmach takie pudełka stoją w przestrzeni firmy przez cały czas, a odpowiedzi udzielane są na bieżąco za pośrednictwem maila lub intranetu.

Wiele organizacji wprowadziło także dyżury HR, podczas których każdy pracownik może zgłosić się do osoby z HR z problemem czy prośbą. Rolę tego typu opiekunów w niektórych firmach pełnią również HR Business Partnerzy, którzy na co dzień wspierają przypisane do siebie obszary biznesowe organizacji.

Banki pomysłów coraz popularniejsze

Bardzo atrakcyjnym zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy, sposobem na oddanie głosu załodze firmy jest zachęcenie jej do zgłaszania własnych pomysłów dotyczących zmian w organizacji. Mogą one dotyczyć przestrzeni pracy, elastyczności i wprowadzania udogodnień dla pracowników, ale pomysły niejednokrotnie dotykają także obszarów biznesowych i planów strategicznych. W efekcie wprowadzane są usprawnienia, dzięki którym firmy mogą zaoszczędzić znaczne sumy.

Nie czekaj na pierwszy krok

Jeśli Twój pracodawca nie prowadzi tak otwartej komunikacji, nie znaczy to, że nie warto spróbować tego zmienić choćby w swoim obszarze. Rozmowa z bezpośrednim przełożonym, współpracownikami czy przedstawicielem Działu HR jest zawsze dostępna. Aby sprawnie i dobrze przeprowadzić taką rozmowę, warto jednak solidnie się do niej przygotować. Podejmowanie trudnych tematów w emocjach czy bez przemyślenia, czego tak naprawdę oczekujemy jako efektu rozmowy, rzadko daje dobre efekty.

Ustal, czego oczekujesz

Najważniejsze to ustalić, czego się chce. Jeśli idziesz na rozmowę o podwyżkę, bądź pewien, jakiej kwoty konkretnie oczekujesz oraz podaj przełożonemu argumenty, które skłonią go do pozytywnej dla Ciebie decyzji. Chcesz porozmawiać o wprowadzeniu zmian w przestrzeni pracy? Samo hasło „warto zmienić coś w biurze” będzie zbyt ogólne – zawsze podawaj konkretne pomysły. Najlepiej kilka – daj przełożonemu możliwość wyboru, zapytaj go o zdanie i nie upieraj się przy wszystkich propozycjach. Pamiętaj, że duże zmiany wprowadza się małymi krokami.

Bądź konstruktywny, skorzystaj z FUKO

Jeśli chcesz porozmawiać o czymś trudnym, warto wesprzeć się modelem FUKO, który pomoże Ci przekazać zaplanowaną i konstruktywną informację zwrotną. FUKO to: fakty, uczucia, konsekwencje i oczekiwania.

Fakty. Powiedz o konkretach. Nie używaj zwrotów typu „zawsze”, „nigdy” – koniecznie podaj konkretne przykłady, np. sytuacji czy zachowania. Nie oceniaj swojego odbiorcy. Uczucia. Zaznacz, jak czujesz się w związku z opisaną sytuacją. Pamiętaj jednak, aby mówić tylko i wyłącznie o własnych odczuciach. Unikaj takich sformułowań jak „wszyscy” czy „inni”. Konsekwencje. Wskaż, jak dana sytuacja na Ciebie wpływa. Postaraj się jak najjaśniej przedstawić niekorzystny efekt. W tym miejscu nie mów już jednak o uczuciach. Skoncentruj się na sobie, nie wymieniaj przykrych konsekwencji dla innych. Jeśli jest to dla Ciebie ważne, powiedz „czuję, że może to podobnie wpływać na pozostałe osoby”. Oczekiwania. Przedstaw, czego oczekujesz w wyniku tej rozmowy, np. zaprzestania konkretnego działania lub wprowadzenia określonej zmiany.

Emocje trzymaj na wodzy

Postaraj się prowadzić rozmowę spokojnie, unikaj eskalacji emocji. Jeśli Twój rozmówca się wzburzy, daj mu czas na opanowanie. Widzisz, że nie ma na to szans? Zaproponuj inny termin rozmowy, jednak nie odpuszczaj tematu, jeśli jest dla Ciebie ważny. Po zakończonym spotkaniu przygotuj notatkę ze spotkania i prześlij ją do wszystkich obecnych. Jeśli zapadły jakieś ważne ustalenia, opisz je w wiadomości i poproś odbiorców o ich potwierdzenie.

Przygotowania do trudniej rozmowy zacznij kilka dni wcześniej. Dzięki temu oswoisz się z lękiem i opanujesz pojawiające się emocje. Dobrym sposobem jest zapisanie sobie treści tego, co chce się powiedzieć, i przećwiczenie komunikatu na głos lub zainscenizowanie próbnej rozmowy z partnerem czy przyjacielem.

Jeśli wizja rozmowy Cię paraliżuje, poproś o pomoc kogoś z Działu HR. Strach jest zbyt duży? Wyślij wiadomość e-mailem.

Pożegnanie nie zawsze gorzkie

Ostatnim etapem komunikacji z pracodawcą jest exit interview, przeznaczone dla odchodzących pracowników. To ankieta, w której rozstający się z firmą pracownik odpowiada na pytania dotyczące pracy i sytuacji w firmie. Exit interview jest zwykle doskonałym źródłem wiedzy o obszarach organizacji wymagających poprawy, dlatego warto odpowiedzieć na pytania z pełną szczerością.

Komunikacja nie tylko dla pracowników

Możliwość komunikacji z pracodawcą nie jest zarezerwowana tylko dla pracowników. Jako potencjalny kandydat spotykasz wielu pracodawców w mediach społecznościowych i na targach pracy. Jako kandydat uczestniczący w procesie rekrutacji jesteś już w bezpośrednim kontakcie z organizacją – najczęściej z rekruterem, na dalszym etapie zwykle również z przyszłym potencjalnym przełożonym. Nie bój się zadawać pytań i mówić otwarcie o swoich oczekiwaniach. Tylko dzięki temu będziesz mieć pewność, że trafiasz do miejsca, którego kultura organizacyjna odpowiada Twoim oczekiwaniom :).

Error message here!

Ukryj Error message here!

Zapomniałeś hasła?

Zapomniałeś hasła? Podaj twój adres e-mail, a wyślemy Ci na niego informacje dotyczące resetowania hasła.

Error message here!

Wróć do logowania!

Close